Un peu de qualité svp...

Qui dit Gestion des connaissances... dit également gestion documentaire !

Au départ, on pense principalement "architecture", "répertoires", "recherche". Mais bien entendu, cela ne s'arrête pas là.

Ce qui me semble important ici, ce sont les circuits d'information, les accès, le cycle de vie, bref les processus qui accompagnent chacun des états d'un document.
Qui fait quoi, qui à le droit de faire quoi et où, mais aussi certaines questions plus épineuses comme : "Est-on certain que ce document n'a pas été modifié depuis la dernière fois ?" "Qu'est-ce qu'il me le prouve?" ou encore "Pourquoi ce document est-il classé à cet endroit ?"

Eh bien toutes ces questions ont une réponse.. Ou devrais-je plutôt dire, une norme : la norme ISO-15489. Je vais m'abstenir d'en donner une explication en long et en large, on peut trouver toute la documentation que l'on veut là-dessus. Ce qu'il faut en retenir en tout cas c'est que pour l'appliquer dans votre projet, il faudra mettre en place un plan de classification et de conservation des documents visés.

Avant de concevoir tout cela de manière technologique, voici selon moi les questions primordiales à se poser :
- Est-ce que l'on connaît l'ensemble des types de documents inclus dans le plan ?
- A-t-on défini l'ensemble des rôles auprès des utilisateurs ?
- Comment la classification doit-elle s'effectuer ? Quelles sont les métadonnées à prévoir ?
- Quelles sont les règles permettant de changer le statut (actif, semi-actif, inactif) d'un document ?
- Est-ce que la plateforme est en mesure de répondre à tous les critères et règles permettant d'assurer qu'un document est officiel et peut servir de preuve, par exemple dans le cadre juridique.

Bien sûr le sujet est survolé, mais je tâcherais d'y revenir plus tard.

Et vous qu'en pensez-vous ?